Usługi targowe, polegające na projektowaniu ekspozycji targowych na targach i wystawach gospodarczych, oraz na realizacji tych stoisk, to jedne z najbardziej skomplikowanych usług w dziedzinie reklamy i promocji. W Polsce naprawdę profesjonalnie tą dziedziną usług zajmuje się około 200 – 300 firm. Prawie 50 firm tego ogółu zrzeszonych jest w Polskiej Izbie Przemysłu Targowego z siedzibą w Poznaniu. To naprawdę grono wybitnych fachowców, firm uznanych, odpowiedzialnych, które nie pozostawią po sobie złego wrażenia i nie zepsują wystąpienia targowego żadnemu Wystawcy. Można na jakości usług tychże firm polegać. Dlaczego jest to tak ważne?
Realizacja ekspozycji targowej jako usługa kompleksowa, jest jedną z najbardziej kosztownych usług reklamowych. Począwszy od zakupu powierzchni targowej, poprzez projekt stoiska, następnie jego realizację, logistykę, to wszystko generuje spore koszty, tym większe, im dalej Wystawcy pragną się wystawić od miejsca swojej działalności, w szczególności zaś, jeśli targi odbywają się za granicą. Budowa stoiska targowego rozpoczyna się od ogólnych założeń projektowych i wytycznych, które musi postawić Wystawca. Trzeba przemyśleć swoje potrzeby i jasno je wyeksplikować w tzw. briefie. Dalsze prace nad stoiskiem kontynuuje projektant ekspozycji targowych na ekranie swojego komputera. Musi wymyślić, zaplanować atrakcyjną formę stoiska, sposób na pokazanie wyrobów, sposób na spełnienie, nierzadko sprzecznych oczekiwań Wystawcy. Gdy już to zrobi, a raczej nie zdarza się, aby projekt był akceptowany przez Wystawcę za pierwszym razem, komplet projektowy (wizualizacje 3 D, szkice wymiarowe) przechodzi do kosztorysanta, wyceniającego daną realizację. Po wycenie stoiska mamy skompletowaną ofertę, którą przedstawiamy Wystawcy. W większości wypadków taka oferta bierze udział w mniej lub bardziej sformalizowanym konkursie ofert.
Wystawca ma ten komfort, że bez nakładów pieniężnych ma możliwość wyboru pomiędzy paroma, a nawet parunastoma ofertami. Przyjęło się bowiem wiele lat temu, na przełomie lat 1999/2000, że oferty składane Wystawcom, są na etapie konkursu bezpłatne. Wystawca po wybraniu firmy, której zleca stoisko, podpisuje z taką firmę umowę, wpłaca zaliczkę i oczekuje na wykonanie stoiska „pod klucz” na danych targach. Rozpoczyna się okres rozrysowywania szczegółów wymiarowych i graficznych stoiska. Potem następuje zakup materiałów, ich prefabrykowanie, następują także zamówienia elementów stoiska u podwykonawców. Stoisko w dużej mierze przygotowywane jest w siedzibie produkcyjnej wykonawcy. Po tym okresie następuje transport stoiska na dane targi i tam, w ramach czasu przewidzianego na montaż stoiska przez Organizatora targów w danym ośrodku targowym, na specjalistycznych halach targowych, następuje budowa stoiska, trwająca zwykle parę, w skrajnych wypadkach paręnaście dni. Końcowym etapem jest wykończenie stoiska, posprzątanie placu budowy, wyposażenie stoiska w odpowiednio rozłożone meble, ewentualne wyposażenie stoiska w wyroby Wystawcy. Z reguły dzień przed rozpoczęciem targów stanowi właśnie taki dzień organizacyjny, służący przygotowaniu stoiska do funkcjonowania. Realizacja ekspozycji targowej nie kończy się jednak na oddaniu stoiska Wystawcy tuż przed targami. Czasami stoisko przez czas targów trzeba serwisować, a po targach następuje szybszy, mniej skomplikowany, ale jednak również pracochłonny okres demontażu stoiska. Dopiero po posprzątaniu miejsca, w którym zbudowano stoisko do stanu sprzed jego budowy i wywiezieniu obudowy i eksponatów można powiedzieć, że budowa stoiska, czy ogólnie realizacja zadania targowego, została zakończona.
JAKI TYP STOISKA WYBRAĆ I O CZYM PAMIĘTAĆ?
JAKI TYP STOISKA WYBRAĆ?
Jeśli chodzi o typ zabudowy stoiska, to najlepiej wybrać stoisko niesystemowe. Stoisko niesystemowe, to takie stoisko, które budowane jest specjalnie na potrzeby Wystawcy. W budowie takiego stoiska nie używa się gotowych elementów. Jest to z reguły stoisko stolarskie, budowane, jak specjalnie zamówiony mebel do wnętrza domu czy mieszkania, tylko w większej skali.
Jeśli chodzi o typ konfiguracji stoiska, to najlepiej wybrać konfigurację wyspową, otwartą ze wszystkich stron na komunikację. Takie stoisko, przy odpowiednim jego zaprojektowaniu, jest najlepiej widoczne dla zwiedzających, najlepiej się prezentuje. Za tak skonfigurowane stoisko Organizatorzy każą sobie dopłacać, ale warto ponieść ten koszt.
Jeśli chodzi o umiejscowienie stoiska na hali, to najlepiej wybrać stoisko przy głównym ciągu komunikacyjnym, na środku hali, lub w pobliżu jej środka. Idealne usytuowanie, to stoisko położone obok głównego wejścia na halę, przejścia z jednej hali do następnej hali. Oczywiście ze wszech miar najlepszym rozwiązaniem jest stoisko usytuowane vis-à-vis głównego wejścia na targi. Jednak o takie położenie biją się wszyscy Wystawcy i uzyskanie takiej możliwości wymaga wielu zabiegów marketingowych.
O CZYM NALEŻY PAMIĘTAĆ ZLECAJĄC REALIZACJĘ STOISKA TARGOWEGO ?
Przede wszystkim należy kierować się zasadą, aby taką realizację zlecić specjalistycznej firmie targowej, specjalizującej się w projektowaniu i budowaniu stoisk na targach. Często Wystawcy kierują swoje pierwsze kroki do agencji reklamowych typu „full service”. To nie jest właściwe rozwiązanie! Taka agencja zwróci się zapewne właśnie do firmy specjalizującej się w targach i stanie się wyłącznie pośrednikiem. Co to oznacza? Przede wszystkim będzie się to wiązało z narzuceniem marży na cenę specjalistycznej firmy targowej za stoisko. To może być 20 – 30 %, ale też i … 100 %!
Drugim niekorzystnym zjawiskiem jest wydłużenie procesu pracy, procesu działania. Każda kwestia, podnoszona przez Wystawcę, będzie musiała być przez agencję uzgadniana z firmą targową. To w okresach wzmożonej, skumulowanej ilości zleceń, może oznaczać, że firma targowa odmówi w pewnym momencie możliwości realizacji zlecenia agencji reklamowej i Wystawca zostanie postawiony w sytuacji powrotu do szukania wykonawcy stoiska od nowa. Tuż przed targami może się to skończyć wyjazdem na targi bez stoiska, lub ze stoiskiem sklecanym naprędce z przypadkowych, zubożonych ofert. Takich sytuacji należy bezwzględnie unikać! Należy też wspomnieć o tym, że niesprawdzona agencja reklamowa może nie być merytorycznie przygotowana na współpracę ze specjalistyczną firmą targową. Taka agencja może nie podołać odpowiedzialnemu zadaniu przygotowania wystąpienia targowego danego Wystawcy.
Niebezpieczną sytuacją jest też podjęcie się realizacji zlecenia przez jednostki, które nie mają zaplecza finansowego do tak wymagającego zadania, jak projekt ekspozycji targowej i implementacja targowa tejże ekspozycji. W skrajnych wypadkach niesprawdzona agencja reklamowa może pobrać zaliczkę od potencjalnego Wystawcy i ….. zniknąć z rynku. Były notowane takie przypadki. Gwoli ścisłości, również praca z firmą targową, która jest nieuczciwa, skończyć się może podobnymi problemami. Optymalnie jest korzystać przy zamawianiu projektów i realizacji stoiska targowych ze sprawdzonych firm tego sektora, zrzeszonych w Polskiej Izbie Przemysłu Targowego z siedzibą w Poznaniu. Są to firmy od lat istniejące na rynku, mające olbrzymie doświadczenie, zdobyte lata temu podczas pracy na Międzynarodowych Targach Poznańskich, będące firmami koncesjonowanymi przez ten największy i najbardziej uznany ośrodek targowy w Polsce. Te firmy targowe, a jest w ich w Izbie prawie 50, gwarantują fachową obsługę, odpowiedzialność za podpisane zobowiązania i najlepszą jakość realizacji targowych. „Grupa Antares” należy do Polskiej Izby Przemysłu Targowego od 1999 roku, a koncesję na zabudowę stoisk na Międzynarodowych Targach Poznańskich zdobyła w 1996 roku.
JEDZIEMY NA TARGI! ALE...CO DALEJ ?
Jedziesz na targi? To masz problem …. Jak mówią Niemcy, naród zaprawiony w targowych bojach najlepiej na świecie : „Hast du Messe ? Du hast Stresse !”. Wybierz udział w uznanej imprezie targowej. Wybierz takie targi, które są najbardziej uznane w Twojej branży. Nie eksperymentuj. Poczytaj o organizatorze targów. Zastanów się dwa razy, czy wziąć udział w targach, które mają właśnie pierwszą edycję. Przygoda z targami na zasadzie królika doświadczalnego może Cię zniechęcić do następnych targowych postąpień. Jeśli zdecydowałeś się już na udział w wybranych przez siebie targach, to zadaj sobie trud odpowiedzi na pytanie : co chcesz zaprezentować swoim obecnym, byłym i przyszłym Klientom ? Jeśli masz szeroką ofertę, nie pokazuj wszystkiego. Zwiedzający Twoje stoisko pogubią się w ofercie . Zasadą jest to, aby na targach pokazywać nowości. Jeśli nie masz nic nowego, chcesz tylko przypomnieć o swojej ofercie, wybierz to, co uznasz za najbardziej ciekawe, co „ciągnie” Twoją sprzedaż. Albo bądź odważny, i pokaż to, co nie jest chętnie zamawiane, czy kupowane. Dowiesz się wtedy z rozmów na stoisku, dlaczego tak się dzieje. Jak już zaplanujesz to, co chcesz pokazać na danych targach, dostosuj swoje zamówienie powierzchni targowej do swoich potrzeb. Tak, targi, to olbrzymie koszty. Tak, wykup powierzchni targowej, to spory wydatek. Ale jeśli chcesz oszczędzać, to lepiej z targów zrezygnuj. Bo zakup powierzchni targowej, to dopiero początek sporych obciążeń finansowych dla Twojej firmy.
Nie kieruj się zasadą, że jakoś się upakujesz, a cena jednego metra kwadratowego jest wysoka, więc decydujesz się zamówić jak najmniejsze stoisko. Na odwieczne pytanie : „ Jakie jest najmniejsze wygodne stoisko ?” nie ma dobrej odpowiedzi. To zależy od wcześniej zakreślonych Twoich potrzeb, tego co chcesz zaprezentować i ilu Klientów zaprosisz na stoisko. Można przyjąć, że trudno będzie z jakąkolwiek ofertą czuć się komfortowo na stoisku mniejszym, niż 30 mkw. Oczywiście padną zaraz argumenty, że „My zamówiliśmy tu i tu 12 mkw i jakoś daliśmy radę”. Ale uczestnictwo w targach i wystawach gospodarczych, to nie jest „dawanie sobie rady”. To nie może być dla Ciebie walka z materią. Nad tą materią musisz całkowicie panować, kubatura stoiska ma być dla Ciebie przyjazna i musi Ci godnie służyć.
Spędzanie 8 godzin przez 3, 4 czy nawet 7 dni na stoisku, to naprawdę ciężka praca, nieporównywalna do tej codziennej pracy w biurze, czy w podróżach służbowych. Szanuj siebie i swoich pracowników, których zabierasz na targi. Jak już zamówisz konkretną powierzchnię targową i Organizator potwierdzi Ci jej zakup, przesyłając mapkę lokalizacyjną Twojego stoiska, podejmujesz decyzję, kto to stoisko ma Ci zaprojektować i zbudować. Nie rób tego sam, nawet, jak masz firmę techniczną i bazę produkcyjną. Niech każdy będzie dobry w swoim fachu. Zgłoś się do specjalistycznych firm targowych, zajmujących się projektowaniem i budowaniem stoisk targowych na targach. Nie zgłaszaj się do agencji reklamowych typu „full service”, nie zgłaszaj się do freelancera, który świadczy usługi projektowe – wybierz fachową, doświadczoną firmę. Takie firmy znajdziesz w Polskiej Izbie Przemysłu Targowego z siedzibą w Poznaniu. Jest ich prawie 50. Wejdź na stronę : www.pofair.com.pl i tam znajdź swojego partnera targowego. To naprawdę oszczędzi Ci wielu kłopotów i oszczędzi Twoje nerwy. A tych będziesz potrzebował jeszcze bardzo dużo. Przejrzyj zasób członków Izby, zajmujących się budową stoisk. Powysyłaj wiadomości elektroniczne do paru firm z tej listy wybranych. Przejrzyj ich strony www. Poczytaj referencje o każdej z nich. Zobacz, co taka firma zawrze w swoim e-mailu, jak ustosunkuje się do Twoich informacji o Twoich potrzebach. Wybierz następnie jedną z nich. Zleć jej projekt stoiska. Dostaniesz pełny projekt w postaci wizualizacji 3 D, a potem jego dokładną wycenę. Możesz o to poprosić więcej, niż jedną firmę, ale nie multiplikuj więcej, niż parę zapytań, bo potem będziesz miał problem z wyborem oferty.
Jeśli projekt wymagał będzie poprawek, wprowadzenia Twoich pomysłów na jakieś wybrane rozwiązania, poproś o to. Potem zatwierdź projekt i podpisz umowę na zrealizowanie stoiska. Jeśli zlecisz całość prac profesjonalnej firmie, z doświadczeniem, z realnie wystawionymi referencjami, bez kłopotów finansowych (możesz zażądać potwierdzenia niezalegań w USk, ZUS, możesz sprawdzić firmy pod kątem wiarygodności w KRD, KIPG, BIG-Monitor, BIK, etc.), to możesz przyjechać na targi spokojny o ich przebieg. Jeśli masz do przewiezienia jakieś towary, maszyny, urządzenia, paczki, skorzystaj z uznanych spedytorów o specjalizacji targowej, których również znajdziesz na liście firm, będących Członkami Polskiej Izby Przemysłu Targowego z siedzibą w Poznaniu. Jednocześnie z zamówieniem stoiska zamów hotel dla całego swojego targowego teamu w mieście, w którym będzie odbywała się impreza. Tak, znowu będzie drogo, ale unikaj pozornego oszczędzania i zamawiania hoteli lub kwater oddalonych od miasta targowego. Będziesz potem musiał stać w korkach podczas dojazdów na tereny targowe. Przed targami nie zapomnij wysłać zaproszeń na targi do swoich Kontrahentów. I wreszcie jedź na targi, przybądź na stoisko dzień przed imprezą, w tzw. „dzień Klienta”, odbierz stoisko, zagospodaruj je, a rano, w dzień rozpoczęcia imprezy, z uśmiechem powitaj wszystkich odwiedzających Twoją wymarzoną ekspozycję firmową !
OBSŁUGA I PROMOCJA STOISKA NA TARGACH
Decydując się na udział w targach należy wybrać w firmie zespół osób, które na te targi pojadą i będą reprezentować firmę. Może to być jedna ekipa, mogą to być dwie ekipy, ustawione rotacyjnie, każda na 50 % czasu targów. Jednak sama obecność na stoisku danej firmy, to może być za mało, by liczyć na sukces udziału w targach. Do wspomożenia prezentacji oferty, do wykonywania najprostszych czynności na stoisku, a także do zachęcenia przechodzących gości targowych, aby wstąpili na stoisko danego Wystawcy, można zatrudnić hostessy, bądź hostów. Osobom takim z reguły przypisany jest jednolity strój, które nierzadko komponuje się z ogólnym spójnym wyglądem stoiska, jego barwami. Większe stoiska mają rozbudowane części gastronomiczne. W takich pomieszczeniach czy strefach można przygotowanie elementów poczęstunku powierzyć specjalistycznej obsłudze. Tak więc na stoiskach często kawę serwują zawodowi bariści, wyciskane soki przygotowują osoby mające przeszkolenie w takiej obsłudze, a niekiedy na bardzo dużych stoiskach w sekcjach kuchennych pracują zawodowi kucharze.
Można także skorzystać z obsługi serwisowej podczas targów, świadczonej przez firmę budującą stoisko. Po każdym dniu targowym warto posprzątać stoisko. W tym celu taką usługę można wykupić u Organizatora targów w specjalnym e-sklepie targowym, do którego wszyscy Wystawcy mają dostęp. Promocja na targach, to zadbanie o to, by wystąpieniem targowym danej firmy zainteresowali się potencjalni zwiedzający. Podstawą jest wysłanie zaproszeń do swoich Klientów i Kontrahentów. Mogą to być osoby, z którymi już się współpracuje, ale też można zadbać o zaproszenie osób, z którymi jeszcze się nie współpracowało, i spotkanie się z takimi osobami na targach będzie okazją właśnie do nawiązania współpracy. Takie zaproszenia można wykupić u Organizatora targów, część z nich jest dostępna w ramach pakietu przyznawanego wraz z zamówieniem powierzchni targowej.
Te zaproszenia uprawniają do darmowego wejścia na targi. Promocja targowa, to także przemyślany wpis do e-katalogu wystawy. Nie należy skąpić na długości wpisu. Trzeba się wpisać we wszystkich kategoriach produktowych, w jakich czynny jest Wystawca. Opis powinien być szeroki, pełny, w sposób jak najbardziej wyczerpujący informujący o ofercie Wystawcy. Warto przemyśleć umieszczenie dodatkowej reklamy w takim e-katalogu. Reklamą zachęcającą do odwiedzin na stoisku Wystawcy może tez być zamówienie reklamy wizualnej, ustawionej na terenie targowym, przewidzianym do tego przez Organizatora. Takie konstrukcje z reguły wykupuje się w e-sklepie targowym. Wydaje się, że nie warto zamawiać reklamy fonicznej na targach. Zgiełk, zamęt i konieczność wyczulenia zmysłów po stronie osób zwiedzających duże tragi powoduje, że reklamy dźwiękowe, foniczne, czytane, nie są wystarczająco recypowane przez zwiedzających targi i giną w ogólnym zamęcie targowym.