Jeśli podjęli Państwo decyzję o wystawieniu się jakiejś imprezie targowej, na wystawie gospodarczej, czy to w kraju, czy za granicą, zadają sobie Państwo zapewne pytanie, jak przygotować stoiska targowe, aby w całości spełnić cele takiej decyzji? Pozyskanie nowych klientów, cennych kontaktów biznesowych, zaznaczenie swojej marki wśród konkurencji, wyróżnienie swoich produktów – za to wszystko odpowiada na targach stoisko targowe, ekspozycja targowa, jej forma, jej organizacja, sposób pracy na tym stoisku.
Jak osiągnąć te wyżej zakreślone cele?
Po pierwsze – zleć swoje wystąpienie targowe profesjonalnej firmie targowej. Nie może być to agencja reklamowa typu „full serwis”, musi to być agencja targowa, firma targowa z długoletnim doświadczeniem . Staraj się wybierać firmy, które są członkami Polskiej Izby Przemysłu Targowego, jedynej w Polsce organizacji samorządu targowego. Dlaczego ? Bo do tej organizacji należą wyłącznie firmy uczciwe, z doświadczeniem, które sprawie przeprowadzą Cię przez meandry postąpienia targowego, zwłaszcza za granicą.
Po drugie – oczekuj kreatywności, oryginalnych pomysłów na bryłę stoiska, nie stawiaj na pierwszym miejscu na oszczędności w wydatkach na zabudowę stoiska. Jeśli chcesz oszczędzić na targach – najlepiej z nich zrezygnuj i wystaw się wtedy, kiedy nie będziesz musiał oszczędzać. Oszczędzanie na stoisku, to najgorszy sposób na udział w targach. Lepiej wystawiać się rzadziej, ale z gestem. Weź to pod uwagę.
Po trzecie – zamów odpowiednią wielkość powierzchni na swoje wystąpienie targowe. Koszt metra kwadratowego na targach, szczególnie targach zagranicznych, to bardzo poważny koszt. To są kwoty od 300 do 600 zł na targach polskich, i od 400 do 1 000 EUR na targach zagranicznych . Ciężko przychodzi podejmować decyzję o wydatkowaniu takich kwot, ale nie zamawiaj stoisk o małej powierzchni, by oszczędzić . Zrób sobie szkic swojego stoiska na kartce w kratkę, rozrysuj program stoiska, wrysuj wyroby, jeśli takowe chcesz zaprezentować, i dodaj do tego 10 – 20 % powierzchni. Zbyt ciasne stoisko ograniczy Cię, nie będziesz mógł na zbyt małej powierzchni dobrze się zaprezentować.
Po czwarte – zamów odpowiednią konfigurację stoiska targowego. Unikaj stoisk szeregowych ang. (row stand), otwartych tylko z jednej strony na komunikację. Zamów stoisko minimum narożne (ang. corner stand). W większości wypadków będziesz musiał za to dopłacić, ale to będą dobrze wydane pieniądze. Jeszcze lepszym rozwiązaniem jest stoisko półwyspowe (ang. semi-island stand), otwarte z 3 stron na komunikację na hali targowej.
Po czwarte – skonstruuj swoje wymagania wobec projektu w czytelny i krótki, przejrzysty sposób. Stwórz listę wymagań (tzw. brief). Nie opisuj w tym briefie historii swojej firmy, nie pisz rzeczy oczywistych, żer jesteś leaderem w branży, że zależy Ci na nowych kontaktach. To są oczywistości. Brief, to nie jest tekst reklamowy. Skup się na czytelnym, przemyślanym wcześniej, jasnym przekazie swoich oczekiwań co do stoiska, jego formy, ilości osób na tym stoisku przebywających, ilości miejsca potrzebnego na prezentację produktów. Opisz te produkty, zamieść ich zdjęcia, zwymiarowane szkice i rzuty. Przekaż w briefie potencjalnemu projektantowi te konkretne dane, których on nie zna, a o których musi wiedzieć, projektując stoisko.
Po piąte – oprócz tego, że zlecisz projekt i realizację stoiska profesjonalnej, targowej firmie, sam do targów też musisz się dobrze przygotować. Opracuj odpowiednie, krótkie hasła reklamowe, zleć projekt materiałów reklamowych ambitnemu grafikowi, dobrze wydrukuj takie materiały, zmotywuj pracowników do wydajnej pracy na stoisku, zadbaj o dobór pracowników dobrze komunikujących się w języku angielskim, jeśli wystawiasz się za granicą. Zapewnij poczęstunek na stoisku. Przypilnuj, by obsługa na Twoim stoisku świetnie wyglądała i się uśmiechała, aby była uprzejma w stosunku do wszystkich odwiedzających stoisko.
- Myśląc o targach zrób wszystko perfekcyjnie!
- Powierz swoje plany targowe fachowcom!
Pamiętaj:
zawsze korzystaj z usług profesjonalnej firmy, która zajmuje się projektowaniem i realizacją stoisk targowych. Nie korzystaj z przypadkowych firm, a w szczególności z agencji reklamowych o profilu ogólnym. Sprawdź rzetelność firmy targowej w firmach prewencyjnych (np. KRD, KIPG, BIG, BIK) oraz zażądaj okazania realnych referencji. Wybieraj firmy wyłącznie z dorobkiem na rynku usług targowych, istniejące minimum 10 lat.
Stoiska Targowe – Grupa Antares, Rzgowska 102/lokal 32, 93-153 Łódź, +42 682 25 32
Grupa Antares specjalizuje się w usługach wystawienniczych i marketingu targowym. Oferujemy profesjonalne stoiska targowe, które z pewnością przyciągną uwagę zwiedzających targi. Skontaktuj się z nami jak najszybciej !
Jak zaprojektować stoisko targowe, które zapadnie w pamięć klientów?
Stoisko targowe powinno być zaprojektowane tak, aby przyciągało uwagę klientów. Forma stoiska targowego musi być oryginalna, aby Twoje stoisko, Twoja ekspozycja targowa, wyróżniała się na tle innych stoisk. Znaczenie ma forma ekspozycji, nietuzinkowa bryła, odważne kolory, dobre oświetlenie . Ważne jest także, aby stoisko było funkcjonalne i przestrzenne, umożliwiając swobodne poruszanie się klientów oraz nieskrępowaną prezentację oferty. Stoisko musi być soczyście oświetlone, ilość światła musi być nadprzeciętna, wszystkie wystawione, wyeksponowane wyroby powinny być doświetlone w sposób mocniejszy, niż reszta stoiska . Konieczne jest używanie oryginalnych kolorów, niecodziennych dodatków, różnych faktur powierzchni materiałów wykończeniowych, nietuzinkowych akcentów designerskich, zarówno w formie fragmentów stoiska, lub dodatkowych przedmiotów, stojących na stoisku . Pomysłem na ciekawe stoisko mogą być też działania eventowe na stoisku, zaplanowane w nieliniowy sposób.
Podstawowe zasady aranżacji stoiska targowego
Istotnym elementem aranżacji stoiska targowego jest jego przejrzystość i czytelność. Klienci powinni łatwo odnaleźć się na stoisku i mieć dobry, nieskrępowany dostęp do prezentowanej oferty. Ważne jest także stosowanie odpowiedniej ilości oświetlenia oraz umiejętne wyeksponowanie produktów. Nie można zapominać o wygodzie klientów, dlatego dobrze jest zadbać o właściwy dobór wygodnych, komfortowych mebli, poczęstunek, miłą obsługę.
Na co zwrócić uwagę, przygotowując stoisko na targi?
Koniecznie powierz przygotowanie swojego stoiska fachowej firmie targowej, specjalizując ej się w targach od dawna ! Sprawdź realne referencje takiej firmy. Przygotowuj dla takiej firmy konkretny brief, gdzie zwrócisz uwagę na istotne dla Ciebie kwestie, wcześniej omówione w szerszym, firmowym zespole. Przede wszystkim należy dobrze poznać charakter targów oraz grupę docelową, do której kierowana jest oferta. Ważne jest także odpowiednie dobranie stylu stoiska, form wzorniczych, elementów dekoracyjnych, oraz oświetlenia, które będą wpisywały się w tematykę targów. Nie można zapominać o funkcjonalności stoiska oraz wygodzie odwiedzających Cię klientów. Zaplanuj łatwo dostępny punkt recepcyjny, gdzie dany odwiedzający będzie mógł potwierdzić możliwość spotkania, również umówionego spotkania z konkretną osobą z Twojej firmy na stoisku . Zaplanuj możliwość poczekania na takie spotkanie na stoisku, zaplanuj też miejsce takiego spotkania, wygodne, nieco osłonięte. Zadbaj o miłą obsługę odwiedzających Twoje stoisko, ich poczęstunek, możliwość bezpiecznego pozostawienia rzeczy.
Pytania i odpowiedzi dotyczące stoisk targowych
Jakie elementy powinno zawierać dobrze zaprojektowane stoisko targowe?
- Ciekawa firma bryły stoiska, odważne design.
- Wydatne, obfite oświetlenie.
- Widoczność bryły stoiska z każdego zakątka hali targowej.
- Czytelna prezentacja wyrobów (usług), czytelny odbiór oferty.
- Dobra widoczność logotypu, marki.
Jakie rozmiary powinno mieć stoisko targowe?
- Rozmiary stoiska targowego zależą od ilości zaprezentowanych produktów. Ważne jest, aby stoisko było przestronne i łatwe do przemieszczania się po nim.
- Przyjmuje się, że minimalna przestrzeń stoiska do w miarę wygodnej prezentacji, bez prezentowania konkretnych wyrobów, maszyn, to metraż 30 mkw w konfiguracji 6 x 5 m, w układzie narożnym (otwarte na komunikację dwa boki stoiska – w jęz. ang. corner stand). Jeśli prezentujesz jakieś wyroby fizycznie, odpowiednio powiększ zamawiane stoisko o miejsce, które zajmują elementy oferty w rzucie plus 1 m wokół tych elementów z każdej strony.
- Elementem rozmiaru jest też konfiguracja stoiska i otwarcie na komunikację. Wybieraj raczej konfiguracje okołokwadratowe, oraz stoiska otwarte na komunikację minimum z dwóch stron. Unikaj stoisk szeregowych, otwartych tylko z jednej strony na komunikację (ang. row stand).
Czy warto inwestować w designerskie stoiska targowe?
- Tak, zdecydowanie warto inwestować w designerskie stoiska targowe, ponieważ przyciągają one uwagę potencjalnych klientów i wyróżniają się z zalewu innych stoisk na danej hali targowej, zaprojektowanych wg typowej, sztampowej formy, zbudowanej z prostych figur. Niecodzienna, nietuzinkowa bryła stoiska, ciekawie podświetlona, na pewno będzie fokusowała uwagę przechodzących halami targowymi potencjalnych klientów i zwiedzających.
Jakich materiałów używa się do budowy stoisk targowych?
- W budowie stoisk targowych używa się powszechnie materiałów drewnopochodnych : płyt MDF, płyt wiórowych, litego drewna, płyt meblowychmelaminowanych, paneli podłogowych.
- Tańsze, bardziej budżetowe stoiska, wykonuje się z różnego rodzaju systemów targowych, a ostatnio także z naciąganych na konstrukcje aluminiowe tkanin zadrukowanych kontentem graficznym.
Czy warto zatrudnić specjalistyczną agencję do przygotowania stoiska targowego?
- Nie tylko warto, ale trzeba tak zrobić. To warunek powodzenia ! Próba angażowania do realizacji zadania targowego typowej agencji reklamowej typu „full service” kończy się tym, że ta agencja i tam zmuszona będzie szukać na rynku usługi specjalistycznej agencji targowej, doliczając do usługi zewnętrznej swoją czasami bardzo wysoką marżę.
- Realizacja ekspozycji targowej jest na tyle specjalistycznym i trudnym zadaniem, jednocześnie zadaniem bardzo odpowiedzialnym, że wskazane jest bezwzględnie korzystanie z doświadczonej agencji targowej, istniejącej co najmniej 10 lat, najlepiej będącej członkiem Polskiej Izby Przemysłu Targowego.
Jakie dodatkowe elementy można uwzględnić przy planowaniu stoiska targowego?
- Stoisko targowego można uzupełnić działaniami eventowymi. Mogą to być działania na samym stoisku targowym, ale mogą to być też działania na terenie całych targów, a w szczególności na hali targowej i wokół tej hali targowej, w której znajduje się dane stoisko danego Wystawcy.
- Można zainwestować w reklamę na targach, która będzie informowała o istnieniu stoiska targowego danej firmy, Reklama ta może być reklamą fizyczną, wizerunkową, w formie bilboardów, reklam tablicowych zewnętrznych, może też być to reklama wideo, na ekranach diodowych, lub też może ta reklama mieć formę foniczną, zamówioną w radiowęźle targowym.
Czy należy brać pod uwagę odważną kolorystykę przy projektowaniu stoiska targowego?
- Tak, należy brać pod uwagę oryginalne kolory do zastosowania na stoisku. Użycie kolorów odbiegających od typowej sztampy, przyciągnie wzrok zwiedzających targi, pozwoli odróżnić się od innych stoisk, których projektanci nie mają odwagi użyć ciekawych i niecodziennych barw i ich zestawień. Zabieg ten może dotyczyć nie tylko samego koloru, ale również faktury powierzchni ścian.
Jakie są najczęstsze błędy popełniane przy projektowaniu stoisk targowych?
- Najczęstszymi błędami popełnianymi przy projektowaniu stoisk targowych, to np. ciasnota ze względu na zbyt dużą ilość pokazywanych wyrobów, zbyt duża ilość mebli, przesadna ilość informacji na stoisku, za słabe oświetlenie stoiska, brak spójności z identyfikacją wizualną firmy, złe wyeksponowanie wyrobów, zabudowanie zbyt dużej ilości ścian od komunikacji targowej.
Czy należy dbać o oświetlenie na stoisku targowym?
- Tak, należy dbać o oświetlenie na stoisku targowym, ponieważ dobrze dobrane oświetlenie może przyciągnąć uwagę potencjalnych klientów oraz podkreślić walory produktów. Źle wyglądają stoiska niedoświetlone, ciemne, z niedoświetlonymi eksponatami i logotypami. Zbyt skąpa ilość światła bardzo źle wpływa na odbiór stoiska przez przechodzących komunikacją targową w pobliżu.
Jakie są najważniejsze cechy udanego stoiska targowego?
- Oryginalność formy i brył ekspozycji, przyciągające wzrok zwiedzających targi.
- Dobre, ciekawe doświetlenie całości konstrukcji, powodujące pozytywne odczucia odwiedzających stoisko targowe .
- Przejrzystość, estetyka i spójność kompozycji stoiska, w zakresie doboru brył, wzornictwa, kolorystyki, funkcjonalności przestrzeni.
- Spójność elementów projektowych z identyfikacją wizualną firmy .
- Wygodne i funkcjonalne meble .
- Dobre operowanie przestrzenią, niezagracanie powierzchni stoiska, dobre rozplanowanie wyrobów, poszczególnych sekcji, miejsc do rozmów i miejsc prezentacji produktów.
Projektowanie stoisk targowych
- Indywidualne projekty stoisk targowych– projektowanie stoisk targowych zgodnie z wymaganiami klienta, uwzględniając jego potrzeby i cele biznesowe. Z reguły takie zadania leżą w gestii profesjonalnych projektantów stoisk targowych z dużym doświadczeniem. Takie zadania należy powierzać specjalizowanych agencjom targowym, nie agencjom reklamowym „full service” !
- Stoiska targowe na miarę– projektowanie stoisk zgodnie z indywidualnymi wymaganiami danego wystawcy na konkretnej mapce lokalizacyjnej stoiska, zgodnie z wymogami danej branży, w której działa firma, a jednocześnie oryginalnie, nietuzinkowo, co pozwala na wyróżnienie się na tle konkurencji. Taki zakres zadań jest w stanie przedsięwziąć tylko profesjonalny projektant stoisk targowych, zatrudniony w firmie targowej, współdziałający z działem technicznym danej firmy targowej.
Montaż i demontaż stoisk targowych
- Montaż stoisk targowych– profesjonalny montaż stoisk z wykorzystaniem specjalistycznych narzędzi i materiałów. Do tego należy podkreślić, że budowa stoiska targowego przewidywana jest z dokładnością w godzinach, a finał prac musi nastąpić w tzw. Dzień Klienta, czyli w dzień przed imprezą targową, aby Wystawca miał czas objąć stoisko, rozstawić towar, zagospodarować zaplecze, przygotować się spokojnie i bez niepotrzebnych nerwów do targów. Czyli nie ma mowy o spóźnieniu się z pracami nawet o jeden dzień, czy paręnaście godzin. Co to oznacza ? Że należy absolutnie korzystać wyłącznie z profesjonalnych firm targowych, które tę specyfikę branży targowej rozumieją, które mają odpowiednią kulturę techniczną prac targowych wdrożoną w zakres swoich usług i nie zostawią swoich Wystawców na lodzie !
- Demontaż stoisk targowych– fachowy demontaż ekspozycji targowej, który musi być wykonany w wyznaczonym przez organizatora terminie. Demontaż ekspozycji musi być przeprowadzony tak, aby doprowadzić powierzchnię stoiska na hali targowej do stanu sprzed montażu stoiska. Zatem jest zrozumiałe, że nie może być mowy o spóźnieniu się z pracami nawet o jeden dzień, czy paręnaście godzin. Co to oznacza ? Że należy absolutnie korzystać wyłącznie z profesjonalnych firm targowych, które tę specyfikę branży targowej rozumieją, które mają odpowiednią kulturę techniczną prac targowych wdrożoną w zakres swoich usług i nie zostawią swoich Wystawców na lodzie !
- Koordynacja prac montażowych– koordynacja pracy zespołu osób podczas montażu, w celu zapewnienia terminowości i jakości wykonania usługi. W tym względzie należy absolutnie korzystać wyłącznie z profesjonalnych firm targowych, które tę specyfikę branży targowej rozumieją, które mają odpowiednią kulturę techniczną prac targowych wdrożoną w zakres swoich usług i nie zostawią swoich Wystawców na lodzie !
Wypożyczenia mebli i urządzeń na stoiska targowe
- Wypożyczenia mebli– szeroki wybór mebli, które trzeba wynająć na czas trwania targów. Przy posiłkowaniu się fachową agencją targową to ta właśnie ta firma zapewni wszelkie meble na stoisku, zgodnie z wykonanym przez siebie projektem.
- Wypożyczenia urządzeń elektronicznych i IT/AV– wypożyczanie urządzeń, takich jak telewizory, monitory, ekrany dotykowe, ekrany diodowe, czy tablety, które pomogą w prezentacji firmy w postaci emisji materiałów reklamowych video. Przy posiłkowaniu się fachową agencją targową to ta właśnie ta firma zapewni wszelkie tego typu urządzenia na stoisku, zgodnie z wykonanym przez siebie projektem.
- Wypożyczanie urządzeń kuchennych– wynajem sprzętu kuchennego, takiego, jak lodówki, kuchenki mikrofalowe, ekspresy do kawy, zmywarki, czajniki. Przy posiłkowaniu się fachową agencją targową to ta właśnie ta firma zapewni wszelkie tego typu urządzenia na stoisku, zgodnie z wykonanym przez siebie projektem.
Oświetlenie stoisk targowych
- Oświetlenie LED– nowoczesne i energooszczędne rozwiązanie zapewniające odpowiednie oświetlenie stoiska targowego, doświetlające elementy architektoniczne na stoisku, ranty podłogi, półki, wnęki, etc.
- Oświetlenie halogenowe– tradycyjne rozwiązanie, które zapewniają mocne światło i doskonałą widoczność stoiska, a także wnęki, antywnęki, podesty prezentacyjne.
- Oświetlenie punktowe– umieszczenie źródeł światła w strategicznych punktach na stoisku, aby podkreślić ważne elementy architektoniczne stoiska i wyeksponowaną ofertę Wystawcy.
Promocja firmy na stoiskach targowych
- Materiały reklamowe– zapewnienie i zamówienie materiałów reklamowych, takich jak ulotki, broszury czy wizytówki, do rozdysponowania na stoisku targowych w specjalnych stojakach, standach, kieszeniach plastikowych, zamontowanych na ścianach stoiska, lub umieszczonych na specjalnych stojakach gdzieś na blatach, np. na blacie lady informacyjnej .
- Reklama zewnętrzna– pokazanie kontentu graficznego na specjalnych konstrukcjach na targach, zarówno w środku hal targowych, gdzieś na przejściach, w ciągu hallów pomiędzy halami targowymi, lub też w wyznaczonych przez Operatora Obiektu Targowego miejscach na zewnątrz hal.
- Akcje promocyjne– organizacja konkursów, degustacji czy innych akcji promocyjnych, które przyciągną uwagę odwiedzających targi, na samym stoisku, na jego powierzchni, lub też poza stoiskiem, na terenie całych targów, w przestrzeniach obiektu targowego (foyer, hall, komunikacje pomiędzy halami).
- Akcje eventowe– organizacja różnego typu akcji na terenie centrum targowego, w którym odbywa się dana impreza targowa, np. przemarsz trupy cyrkowej, czy grupy chorreograficzno-mimicznej po terenie hal targowych, z widocznymi elementami reklamowymi Wystawcy, lub choćby z widocznym logotypem Wystawcy i numerem jego stoiska (nr hali, nr stoiska na danej hali). Inne tego typu pomysły, zwracające uwagę Gości targowych, przekazujące ważne informacje o ofercie Wystawcy, lub tylko sygnalizujące jego barwy firmowe, logotyp, numer stoiska, uaktywniające zaproszenie na stoisko.
Logistyka i transport stoisk targowych
- Przewóz stoisk targowych– transport stoisk i innych materiałów wystawienniczych na terenie Polski i za granicą, oraz organizacja przejazdów ekip montażowych i demontażowych na dane targi do tych ośrodków targowych, w których odbywają się targi, w których odbywa się dana impreza gospodarcza.
- Koordynacja transportu stoisk targowych– organizacja transportu stoisk targowych w różnych punktach Europy, na różnych imprezach w różnych miastach targowych, w zależności od ilości zleceń, ich intensywności i ich destynacji. Koordynacja dotyczy transportu na montaże i demontaże stoisk. Jest to bardzo trudne zadanie przy dużej intensywności usług i przy nagromadzeniu się terminów imprez targowych .
Słownik targowy – jak przygotować się do imprezy targowej ?
- Projekt stoiska – zlecenie projektu stoiska profesjonalnej agencji targowej.
- Materiały promocyjne – przygotowanie ulotek, katalogów, gadżetów reklamowych, które będą rozdawane klientom i zwiedzającym stoisko.
- Oświetlenie stoiska – odpowiednio dobrane źródła światła i naświetlenia elementów na stoisku, doświetlenie pomieszczeń, oświetlenie całości ekspozycji z różnych punktów konstrukcji stoiska.
- Prezentacja produktów – odpowiednie wyeksponowanie produktów w celu zainteresowania nimi odwiedzających stoisko.
- Zaangażowanie pracowników – zmotywowanie pracowników do aktywnej obsługi klientów, wchodzących na stoisko i do dynamicznego prezentowania produktów, znajdujących się na stoisku.
- Komunikacja werbalna – umiejętność nawiązywania kontaktu z klientami i przekazywania im informacji o produktach i usługach.
- Cena – ustalenie konkurencyjnej, specjalnej, targowej oferty cenowej na wybrane produkty, prezentowane na targach, która ma zachęcić klientów do zakupu i zawierania kontraktów.
- Zaplecze – pomieszczenie na stoisku, przeznaczone na cele magazynowe, kuchenne, rzadziej odpoczynkowe, odpowiednio wyposażone w regały, przedmioty AGD, z możliwością przemyślanego umiejscowienia rzeczy i wyposażenia. Konieczne elementy, to : kosze na śmieci, worki do koszy na śmieci, czajniki, ekspresy do kawy, lustro, wieszaki, duża ilość gniazd elektrycznych, środki czystości, przyłącze elektryczne, przyłącze wodno-kanalizacyjne, dystrybutor wody, lodówka, szafla kuchenna, szafka ze zlewozmywakiem i termą podgrzewającą wodę, etc.
- Logistyka – zapewnienie odpowiedniego transportu w odpowiednim czasie poszczególnym elementom ekspozycji targowej : obudowy stoiska, wyposażenia stoiska, eksponatów, osób montujących stoisko, osób obsługujących stoisko, osób demontujących stoisko.
- Analiza wyników – analiza wyników imprezy, ocena jej efektywności i wyciągnięcie wniosków na przyszłość.
